Wstępnym i niezbędnym krokiem do usprawnienia zarządzania IT jest analiza indywidualnych potrzeb organizacji. Zanim naprawimy nawet najdrobniejsze negatywne zachowanie w zespole, musimy najpierw zidentyfikować WSZYSTKIE symptomy sytuacji wymagającej naprawy. W tym celu koniecznym jest zweryfikowanie funkcjonującego w naszej organizacji systemu zarządzania, zachowań i predyspozycji naszych pracowników jak i kontekstu, w którym pracuje nasz zespół.

Zaproponowany poniżej model analizy i oceny sytuacji w Państwa zespole IT pomoże zainicjować potrzebne przemiany i w bezpieczny sposób udoskonalić funkcjonowanie dostarczanych usług. Został on skonstruowany przez konsultantów CTPartners na bazie Cyklu Deminga (Cykl PDCA z ang. Plan-Do-Check-Act) i Procesów Kepner-Tregoe.

Krok 0 - Uświadomienie potrzeby

Pierwsze sygnały świadczące o niezwłocznej potrzebie weryfikacji sytuacji zespołu pojawiają się, gdy:

• Irytują nas zachowania i/lub postawy naszych pracowników, przełożonych, partnerów, klientów, użytkowników. Irytuje nas kultura naszej organizacji, ale chcemy dla niej pracować, zależy nam na niej.
• Podobna nam się kultura naszej organizacji, tolerujemy występujące w niej zachowania i postawy, ale osoba z zewnątrz (np. konsultant, dostawca, klient zewnętrzny) zwraca nam uwagę, że gdybyśmy zmienili kulturę, to efektywność naszej organizacji byłaby większa.
• Kultura naszej organizacji nam się podoba, tolerujemy występujące w niej zachowania i postawy, ale w pewnym momencie rynek wymusza na nas zwiększenie efektywności świadczenia usług IT.

Krok 1 - Badanie, Diagnoza i Recepta

W każdej z powyższych sytuacji poszukujemy sposobu zidentyfikowania problemu. Można to zrobić na kilka sposobów:

1. Kupić podręcznik Podręcznik "ABC of ICT™" oraz Karty ABC of ICT™" i próbować samemu sobie radzić z problemami.
2. Zamówić sobie usługę "Przegląd ABC organizacji" i zapoznać się z raportem oraz zastosować się do rekomendacji w nim zawartych.

Jeśli chcemy nauczyć się identyfikowania i diagnozowania problemów w obszarze ABC, zakupienie podręcznika może okazać się niewystarczające trzeba wówczas skorzystać ze szkolenia przygotowującego do samodzielnego działania - proponujemy "Szkolenie ABC".

Szkolenie takie jest zalecane również w przypadku, gdy zależy nam na efektywności procesów i/lub chcemy uniknąć problemów. Po szkoleniu, będąc dobrze przygotowanym, będziemy umieli zapobiegać problemom i/lub rozwiązywać je na wstępnym etapie.

Krok 2 - Kuracja

Reakcją na zdiagnozowane problemy ABC powinna być zmiana. Zmiany w sferze ABC mogą być przeprowadzone w różny sposób:

1. Zmiany organizacyjne - polegają np. na zwolnieniu pracownika, przeniesieniu go, zmianie procesu, tak aby dostosować go do istniejącej kultury;
2. Zmiany administracyjne - polegają na podjęciu działań wymuszających np. ganienie, karanie pracowników i działań motywujących np. promowanie, nagradzanie pracowników;
3. Zmiana kulturowa - polega na uświadamianiu, wyjaśnianiu, tłumaczeniu i sugerowaniu pożądanych zachowań, postaw i wzorców kulturowych.

Te trzy sposoby działania są bardzo podobne do sposobów działania lekarzy medycyny. Czasami potrzebna jest operacja lub inne działanie inwazyjne. W wielu przypadkach pomaga leczenie farmakologiczne. W większości jednak wystarczy położenie się do łóżka, odpoczynek, zdrowy tryb życia, unikanie przeziębień itp. Ten ostatni sposób, sprowadzający się do działań profilaktycznych i prowadzonych we wstępnej fazie choroby, może ustrzec nas przed większością problemów (nie tylko zdrowotnych, ale również ABC) lub pozwala sobie poradzić z największą liczebnie grupą problemów.

Aby skutecznie dokonywać zmian kulturowych, proponujemy Coaching ABC.

Krok 3 - Kontrola

Tak, jak po każdej kuracji medycznej należy udać się na wizytę kontrolną, podobnie po przeprowadzeniu działań naprawczych ABC, należy obserwować zachowania i postawy, aby stwierdzić czy przyniosły one oczekiwane rezultaty. Pamiętać równocześnie należy, że ze względu na dziedzinę, której dotyczą zmiany w postępowaniu człowieka wymagają relatywnie długiego czasu. Jeszcze bardziej dłuższy przebieg mają zmiany w kulturze organizacji.

W zakresie kontroli największe zadanie spoczywa na kadrze kierowniczej stale przebywającej z pracownikami, dlatego to ją w pierwszej kolejności trzeba przekonać i odpowiednio wyedukować. Proponujemy, więc "Szkolenie ABC".

Organizacjom, którym zależy na fachowej ocenie sugerujemy jednak zamówienie usługi "Przegląd ABC organizacji". Dzięki otrzymanemu po niej raportowi otrzymamy dodatkowo rekomendacje działań w kolejnym kroku. Raport taki będzie szczególnie cenny, gdy będziemy mogli go porównać z wcześniejszymi.

Krok 4 - Profilaktyka

Działania naprawcze w trudnej sytuacji to nie wszystko. Do organizacji przychodzą nowi ludzie, na wszystkich wpływają różnorakie wzorce i czynniki zewnętrzne - aby utrzymać wymagany poziom konieczne jest ustawiczne doskonalenie ABC (ang. Continual ABC Improvement).

Warto zwrócić tu uwagę na słowo "ustawiczne" (ang. Continual), które oznacza ścisłą kolej rzeczy, a nie absolutną ciągłość (ang. Continuous). Mówi się na przykład o przelotnych opadach (ang. continual showers), zwracając uwagę na powtarzalność tej czynności z przerwami.

W działaniach profilaktycznych najważniejsze są:

• systematyczne spotkania zespołu poświęcone zagadnieniom ABC, na których można korzystać np. z kart "ABC of ICT™";
• organizowane od czasu do czasu szkolenia, symulacje i sesje coachingowe poświęcone wybranym zagadnieniom, np. komunikacji, relacjom, motywacjom.